Conceptos Previos

El proceso de visado digital se basa en el empleo de firmas digitales tanto por parte del colegiado que firma el documento a visar, así como del representante del Colegio que realiza el proceso de visado. Por lo tanto, conviene aclarar los conceptos relacionados con dicho proceso para evitar posibles confusiones:

• Firma electrónica: Se trata del “conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medios de identificación del firmante”, según la Ley 59/2003. Este es por tanto un concepto jurídico y un método de identificación, equivalente o análogo a la firma manuscrita, que se sirve de diversos soportes electrónicos distintos, como un lápiz electrónico o una firma digital. Realizar una firma electrónica quiere decir que una persona física verifica una acción o procedimiento mediante un medio electrónico, dejando un registro de la fecha y hora de la misma. Este concepto es más genérico, amplio e indefinido desde el punto de vista electrónico que la firma digital. Por ello, una firma electrónica no tiene por qué tener validez legal sólida, ya que no implica el reconocimiento de la misma por terceros. Como ejemplo, se puede crear un documento pdf firmado por el autor pero sin ningún sistema de verificación de que dicha firma no ha sido manipulada o mismo que el documento no ha sufrido ningún tipo de modificación por terceros tras la misma.

• Firma digital: Es el conjunto de caracteres que se añaden al final de un documento o cuerpo de un mensaje para informar, dar fe o mostrar validez y seguridad. La firma digital sirve para identificar a la persona emisora de dicho mensaje y para certificar la veracidad de que el documento no se ha modificado con respeto al original. No se puede negar haberlo firmado, puesto que esta firma implica la existencia de un certificado oficial emitido por un organismo o institución que valida la firma y la identidad de la persona que la realiza. La firma digital se basa en los sistemas de criptografía de clave pública (PKI – Public Key Infrastructure) que satisface los requerimientos de definición de firma electrónica avanzada y posteriormente firma electrónica reconocida.

• Certificado electrónico o digital: Este documento o fichero informático es el que una persona física o jurídica utiliza para identificarse en la red, autenticada por un tercero o autoridad certificadora y la aplicación automática de un algoritmo matemático que asocia la identidad al mensaje o documento. El ejemplo más popular es el que conforma el DNI electrónico y que será el utilizado en nuestro caso.

• Firma digitalizada: A pesar de que muchas personas la confunden con la firma digital, no tiene nada que ver. Este término alude a la simple representación gráfica de la firma manuscrita obtenida a través de un escáner, que puede ser insertada en cualquier documento, como por ejemplo, un correo electrónico o una carta.

A efectos prácticos, la firma que utilizamos mayoritariamente para la realización de numerosos trámites y gestiones tanto ante la Agencia Tributaria como ante las Administraciones Públicas, es la firma digital, también empleada en el correo electrónico seguro. De hecho, el correo electrónico que se suele reconocer legalmente, es el que posee una firma digital.

Si desea más información sobre todo ello, puede consultar el siguiente enlace: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Ciudadanos/Firma-Electronica.html.

El visado digital por lo tanto, implica en nuestro caso:

• La aplicación en el documento a visar de la firma digital del colegiado por medio del DNI electrónico u otro certificado de firma digital emitido por una AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN RECONOCIDA A EFECTOS LEGALES.

• Posteriormente, tras los trámites oportunos y la conformidad con el mismo, la aplicación de la firma digital del representante del Colegio en el mismo.

  Aclarar en este punto, que anteriormente la firma digital que aplicaban los diferentes organismos era nominativa de los mismos y no de un representante del organismo en cuestión, pero la normativa ha cambiado, siendo ahora una persona física en representación de la persona jurídica la que firma.

Especificar también, que cuando se habla de "documento", se habla del archivo en sí mismo que contiene toda la información. Por lo tanto, es importante saber que lo que se valida con las firmas es dicho archivo en su integridad y no una copia en papel del mismo, aunque por ende, si dicha copia se ciñe estrictamente al contenido del archivo, se suele entender que tal contenido está verificado. Resumiendo: es el archivo el que se visa, y por lo tanto es una copia sin alterar del mismo el que se debe de entregar, independientemente de que se adjunten copias en papel del contenido del mismo.

Partiendo de todo lo expuesto anteriormente, las firmas digitales son de manera estricta las que le dan veracidad y validez al documento, y no el hecho de que este pueda contener algún tipo de sello o registro del Colegio. Si se siguen las recomendaciones de buenas prácticas de firma digital, el documento (archivo) una vez firmado por una primera persona (en nuestro caso un colegiado), debería sufrir el menor número de modificaciones posibles en favor de la veracidad del mismo. Por todo ello, el Colegio tan solo añade un sello visible en el que se indica el código de registro del visado, la fecha de visado, un código seguro de verificación (csv) para poder comprobar la documentación visada.

Por todo ello, con la firma digital correspondiente al visado, se bloquea digitalmente el documento para evitar modificaciones posteriores. Lo que significa que todo documento visado ha de mantenerse sin modificaciones tras la firma de visado para conservar su validez y reconocimiento legal por parte del Colegio.

Explicación Breve del Procedimiento

Antes de nada, hay que tener instaladas todas las aplicaciones necesarias. El instalador de Acrobat Reader realizará todo el proceso de instalación en modo desatendido (sin interacción con el usuario). Según el ordenador, la instalación del mismo puede tardar varios minutos y parecer que se ha bloqueado, pero no es así. Se ruega esperar por el mensaje final.

A modo de resumen se enumeran los pasos a seguir. Para mayor información se puede descargar el documento técnico sobre el visado digital en el COPITN.

• 1º - Generar los archivos pdf que van a formar parte del documento a visar.

• 2º - Desde el Acrobat Reader cumplimentar el Formulario de Solicitud y Registro de Visado del COPITN previamente descargado, el cual una vez cubierto generará dos archivos cuyos nombres serán: "número-de-colegiado_fecha-en-orden-inverso_Solicitud_de_Visado.pdf" y "número-de-colegiado_fecha-en-orden-inverso_Registro_de_Visado.pdf". Es por esto, por lo que tan solo es válida la versión de Acrobat Reader disponible desde el enlace anterior y no cualquier otra.

• 3º - Combinar todos los archivos pdf necesarios en el orden correspondiente, y colocar como portada del documento a visar, el archivo "..._Registro_de_Visado.pdf" generado en le paso anterior. Una vez verificado que el documento a visar está correcto, hay que firmarlo digitalmente en el recuadro de la página de registro de visado que ahora debe de ser la portada del mismo. Una vez firmado, es muy importante que el archivo no sufra ningún cambio, ya que de ser así, no se podrá considerar válido para visar, por no garantizar la exactitud del documento en el momento de la firma.

• 4º - Firmar digitalmente el archivo que contenga en el nombre "_Solicitud_de_Visado.pdf" y adjuntarlo con el archivo del documento a visar. Recordar que no puede sufrir alteraciones tras la firma.

• 5º - Enviar los 2 archivos firmados anteriormente junto con el formulario de certificación de asalariado o profesional correspondiente por email a visados@cogitn.es, solicitando el visado y haciendo las anotaciones que se consideren pertinentes.

• 6º - Una vez que el documento haya sido visado, se enviará al email consignado en la solicitud de visado que corresponda al pagador, una solicitud de abono con el importe del visado y las indicaciones para ello. Si el colegiado es autónomo, se enviará a su email, y en el caso de ser asalariado, al email de la empresa.

• 7º - Una vez recibida la confirmación y/o el comprobante del pago, se remitirá el archivo visado a la misma dirección de email desde la que el colegiado lo haya solicitado.